Dataskyddspolicy
DATASKYDDSPOLICY
Integritet och dataskydd är viktigt för oss på Techinova AB org.nr. 556800–6851 (nedan ”Techinova”). Du ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. Vi behandlar dina personuppgifter enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (nedan ”Dataskyddsförordningen”) och tillämplig nationell lagstiftning.
Denna dataskyddspolicy gäller för alla som på något sätt nyttjar Techinovas tjänster eller produkter och/eller på annat sätt har kontakt med oss. I denna policy redogör Techinova för sin personuppgiftsbehandling och för vilka rättigheter du har enligt gällandepersonuppgiftslagstiftning.
Om inte annat anges så är det Techinova som har ansvaret för behandlingen av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor och funderingar kring denna policy eller dataskydd.
1. Definitioner
En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande fysisk person. Exempel på sådana uppgifter är personnummer, personliga e-postadresser, telefonnummer och dylikt, men även krypterade uppgifter kan utgöra personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer. Även foton och filmer kan vara personuppgifter om de avbildar människor. Till och med en ljudfil med en persons röst kan vara en personuppgift. Med indirekt information menas exempelvis användarnamn och IP-adress.
Med behandling avses varje handling som företas med en personuppgift. Det kan röra sig om allt från insamling och lagring, till ändring, användning eller radering.
Med personuppgiftsansvarig avses en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen förbehandlingen av personuppgifter. I denna policy är Techinova personuppgiftsansvarig.
2. Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Personuppgiftsansvariga är vi på Techinova. Behandling av personuppgifterna kan ske av oss eller av någon av vårasamarbetspartners. Våra samarbetspartners är antingen vårapersonuppgiftsbiträden eller självständigt personuppgiftsansvariga. När vårapersonuppgiftsbiträden behandlar dina personuppgifter sker deras behandling i enlighet med de ändamål och medel som angivits i denna policy.
I de fall vi undantagsvis är tvungna att lämna dina personuppgifter till en tredje part som inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Techinovas instruktioner, är den tredje parten självständigt personuppgiftsansvarig för behandlingen.
3. När samlar vi in personuppgifter om dig?
Uppgifter som du själv lämnar till oss
Vi samlar in och behandlar personuppgifter som du själv eller ditt ombud lämnar till oss, exempelvis när du använder våratjänster och kontaktar oss.
Uppgifter från andra källor
Vi kan komma att samla in information frånandra än dig själv. Det gäller exempelvis när vi inhämtar information om kontaktpersoner till olika bolag för att erbjuda våra tjänster.
· Identifikationsuppgifter: Namn
· Kontaktuppgifter: Telefonnummer och e-postadress
· Uppgifterom anställning: Arbetsplats och befattning
4. Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla och marknadsföra våra produkter och tjänster eller annars komma i kontakt med dig. Även för att uppfylla våra avtalsrättsliga skyldigheter med dig. I det fall vi skulle hamna i en rättslig konflikt med dig, kan vi även behöva behandla dina personuppgifter för att bevaka våra intressen.
I huvudsak behandlar vi dina personuppgifter för att:
· Administrera och tillhandahålla våra produkter och tjänster till exempel för att kunna hanteraofferter, fakturor, förfrågningar, ordrar, leveranser och för att sköta vårabetalningar.
· Hanterakommunikation med kunder, kontaktpersoner och intressenter.
· Marknadsföra våra produkter och tjänster.
· Förbättra och utveckla vår verksamhet
5. Vad har vi för laglig grund förbehandlingen av dina personuppgifter?
För att få behandla dina personuppgifter måste vi ha en laglig grund för detta. Vi behandlar dina personuppgifter påföljande grunder:
- Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal som vi har med dig eller din arbetsgivare, samt för att vidta förberedelse för sådant avtal.
- Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
- Då vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter, där det berättigade intresset utgörs av vårt intresse av marknadsföring. Även då behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och våra användares berättigade intresse av att utvärdera och förbättra Techinovas produkter, tjänster och system såsom att spara personuppgifter för referensändamål.
6. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål de samlats in för eller så länge som krävs enligt lagar och andra författningar. Detta innebär att vi spararpersonuppgifter så länge som det krävs för att exempelvis fullgöra ett avtal med kund samt uppfylla våra skyldigheter enligt bokföringslagen och annan tvingande lagstiftning. I det fall vi skulle hamna i en rättslig konflikt med dig, kan vi även behöva behandla dina personuppgifter för att bevaka våraintressen. Personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.
För att vi ska kunna fullgöra våra avtal med er sparas personuppgifter under hela avtalstiden och eventuell garantitid. Ibland krävs det att Techinova vidtar underhållsåtgärder trots att avtalet är avslutat och sparar därför vissa personuppgifter för det ändamålet. Nödvändiga personuppgifter till kontaktpersoner sparas under hela avtalstiden. Vi meddelar även eventuella samarbetspartners och underleverantörer som behandlat dina personuppgifter att personuppgifteräven ska raderas hos dem.
Enligt bokföringslagen(1999:1078) är vi skyldiga att spara vissa personuppgifter i minst sju (7) år.
Förreferensändamål sparas personuppgifter om kontaktpersoner eller beställarensombud, såsom namn, telefonnummer och e-postadress, generellt i ett (1) år. I vissa fall, om projekten är av större omfattning så sparas personuppgifter förreferensändamål i tre (3) år i det fall affärsrelationerna är avslutade.
Personuppgifter som samlats in förmarknadsföringsändamål raderas senast ett (1) år efter insamlandet.
Personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.
7. Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?
Techinova delar dina personuppgifter med en ensamt personuppgiftsansvarig tredje part när det krävs för att vi ska kunna fullfölja ett avtal vi har med dig eller din arbetsgivare. Mottagare av dessa personuppgifter är exempelvis myndigheter. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens dataskyddspolicy och personuppgiftshantering.
Vi delar också dina uppgifter med tredje part som är vårt personuppgiftsbiträde, såsom våra samarbetspartners. Techinova är då ansvariga för behandlingen och biträdet får inte behandla uppgifterna i strid med våra instruktioner. I dessa fall rör det sig om mjukvaruleverantörer av exempelvis olika IT-tjänster såsom dokumenthantering, kundsystem, projektportaler, faktureringssystem mailklienter och digital signering.
Vi kan även komma att dela dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande och utöva Techinovas rättsliga intressen.
Vi kan också komma att dela dina personuppgifter när så krävs till följd av lag, förordning, myndighetsföreskrift eller om det följer av domstols- eller myndighetsbeslut.
8. Var behandlas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas inom EU/EES-området.
9. Hur skyddas dina personuppgifter?
Vi kommer att vidta alla skäliga åtgärder för att garantera att era personuppgifter är skyddade med hjälp av lämpliga tekniska, fysiska och andra organisatoriska åtgärder såsom behörighetskontroll, kryptering, och lösenordför digital behandling och kassaskåp med nyckel när behandlingen sker fysiskt. Det krävs kod för att inträda Techinovas kontor och lokaler. Alla som hanterarpersonuppgifter inom Techinovas verksamhet utbildas och informeras kontinuerligt om dataskydd för att säkerställa en god hantering av personuppgifter. Allt detta gör vi för att skydda dina personuppgifter motobehörig eller olaglig användning, ändring, obehörig åtkomst eller avslöjande, oavsiktlig eller rättsstridig förstörelse och förlust.
10. Vilka är dina rättigheter som registrerad?
Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Här listar vi dessa rättigheter.
Rättelse
När vi behandlar dina personuppgifter har du när som helst rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter eller ändra de uppgifter som du lämnat.
Tillgångtill dina uppgifter
Du har också rätt att begära ett så kallat registerutdrag för att få reda på vilka personuppgifter vi har registrerade om dig. Begär du detta mer än en gång perkalenderår tar vi en administrativ avgift för att lämna ut uppgifterna.
Begäran om registerutdrag hanteras av Techinova. Vi besvarar dina önskemål utan onödigt dröjsmål och inom en (1) månad. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer en motivering att lämnas och vi kommer också att informera dig om hur lång tid vi behöver för att besvara din begäran.
Dittregisterutdrag kommer vi skicka till den e-postadress du lämnat i samband medbehandlingens start.
Motsätta dig behandling
Du har rätt att motsätta dig behandling som vi utför på den lagliga grunden intresseavvägning, det vill säga där vi har angett att vi har ett berättigat intresse för behandlingen.
Radering
Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade hos oss. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevarauppgifterna.
Begränsabehandling
Du kan även ha rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas när så är möjligt. Om du begär sådan begränsning av behandlingen kan det dockleda till att vi inte kan uppfylla våra åtaganden mot dig under tiden som begränsningen pågår.
Dataportabilitet
Om du vill flytta de personuppgifter som du själv har delat med oss till någon har du även rätt att få en kopia av de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat, maskinläsbart format.
Rätt att lämna klagomål
Om du är missnöjd över sättet vi behandlar dina personuppgifter på ber vi dig att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan.
Du har också rätt att vända dig med eventuella klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.se www.imy.se.
11. Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig
Frågor eller funderingar angående denna dataskyddspolicy eller hur Techinova hanterar dataskydd kan skickas till Techinova via e-post eller post.
Telefon: 0455-655 530
Mail: info@techinova.se
Adress: Intagsvägen 3, 371 46 Karlskrona
12. Ändringar i dataskyddspolicyn
Vi ser över vår policy årligen. Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i vår dataskyddspolicy. Du hittaralltid den senaste versionen på webbplatsen. Vid ändringar som är av avgörandebetydelse för vår behandling av personuppgifter kommer detta att kommuniceras till dig.
Karlskrona 2021-11-15
Techinova AB
